Microsoft Outlook in Salesforce v sinhronizaciji

© Copyright 2000–2022 salesforce.com, inc. Vse pravice pridržane. Salesforce je registrirana blagovna znamka salesforce.com, inc., tako kot druga imena in znamke. Druge znamke, ki se pojavljajo tukaj, so lahko blagovne znamke svojih lastnikov.

SINHRONIZIRANJE MICROSOFT® OUTLOOK® IN OSNOV SALESFORCE

Če sta Outlook in Salesforce bistvena za vašo vsakodnevno delovno rutino, lahko povečate svojo produktivnost s samodejno sinhronizacijo med obema sistemoma. Salesforce za Outlook, integracijska aplikacija Microsoft® Outlook®, ki jo namestite, sinhronizira stike, dogodke in opravila med Outlookom in Salesforce. Poleg sinhronizacije teh elementov lahko dodate Outlookova e-poštna sporočila, priloge, dogodke in opravila več stikom Salesforce in view Zapisi Salesforce, povezani s stiki in potencialnimi strankami v vaši e-pošti in dogodkih – vse neposredno v Outlooku. Morda boste lahko prilagodili, kaj sinhronizirate, in navodila za sinhronizacijo med Outlookom in Salesforce. Vaš skrbnik določi raven, na kateri lahko prilagodite te nastavitve v Salesforce. V tem priročniku boste izvedeli o najbolj bistvenih podrobnostih za začetek uporabe Salesforce za Outlook.

Kaj gre kam?

V večini primerov organizacije nastavijo Salesforce za Outlook za sinhronizacijo stikov, dogodkov in opravil v obe smeri med Outlookom in Salesforce. Tako se vaši podatki samodejno sinhronizirajo. Vaša organizacija pa se lahko razlikuje glede na to, kaj lahko sinhronizirate, in smer sinhronizacije. Na primerample, lahko vaša organizacija sinhronizira le stike in dogodke iz Salesforce v Outlook. Če je vaša organizacija nastavljena za dodajanje e-pošte in deljenje dejavnosti, boste izbrali samo e-pošto, ki jo želite dodati v zapise Salesforce po vaši izbiri. Natančneje, e-pošto lahko dodate več stikom in enemu drugemu zapisu, s katerim lahko povežete opravila, kot je račun, primer ali priložnost.

DOSEGANJE VISOKE RAVNI VIEW VAŠEGA INTEGRACIJSKEGA DELA

Ponovimo hitroview kako boste dokončali integracijo Outlooka in Salesforce z uporabo Salesforce za Outlook v2.2.0 ali novejšega.

Sinhronizacija vaših stikov, dogodkov in opravil

Sinhronizacija elementov med Outlookom in Salesforce je preprosta in samodejna. Preden pride do sinhronizacije, se morate odločiti, ali želite, da Salesforce za Outlook sinhronizira vse vaše elemente ali samo tiste, ki jih določite. Če izberete elemente, ki jih želite sinhronizirati, boste to storili takole.

1. Izberite elemente, ki jih želite sinhronizirati. Izberete lahko več elementov, ko med klikanjem elementov pritisnete tipko CTRL.
2. Z desno tipko miške kliknite izbrani element in nato izberite Kategoriziraj > Sinhroniziraj s Salesforce. Elementi se bodo samodejno sinhronizirali med naslednjim ciklom sinhronizacije.

Delo s Salesforce Records neposredno v Outlooku

Zavedamo se, da boste med delom v Outlooku morda večino svojega časa porabili za prodajo strankam. Da bi vam pomagali pri prodajnem procesu, smo vključili stransko ploščo Salesforce, ki se prikaže v Outlooku.

Pridobivanje visoke ravni View vašega integracijskega dela

Ko izberete e-poštno sporočilo iz mape »Prejeto« ali dogodek iz koledarja v Outlooku, stranska plošča Salesforce prikaže povezane podatke o kontaktu in potencialni stranki Salesforce neposredno v Outlooku. Ko vaš skrbnik omogoči stransko ploščo v konfiguraciji Outlooka, stranska plošča prikaže do 10 stikov in možnih strank iz polj vaše e-pošte ali dogodka Od, Za in Kp. Poleg tega stranska plošča Salesforce:

• Prikaže kar štiri dejavnosti, priložnosti in primere, povezane s kontakti in potencialnimi strankami, ki se prikažejo na stranski plošči.
• Omogoča dodajanje Outlookovih e-poštnih sporočil in njihovih prilog v več zapisov Salesforce.
• Omogoča dodajanje Outlookovih dogodkov in opravil več stikom in enemu drugemu zapisu, s katerim lahko povežete opravila, kot je račun, primer ali celo zapis predmeta po meri.
• Odkrije podvojene stike ali potencialne stranke. Izberete najprimernejše za prikaz na stranski plošči.
• Vključuje funkcijo iskanja za iskanje dodatnih zapisov Salesforce.
• Vključuje povezave do view vse podrobnosti zapisa neposredno v Salesforce.

Takole boste uporabljali stransko ploščo.

1. Izberite e-pošto ali dogodek v Outlooku.
2. Review vsebino Salesforce, ki se prikaže na stranski plošči, ki prikazuje stike in potencialne stranke glede na vrstni red, v katerem so prikazani v poljih Od, Za in Kp vašega e-poštnega sporočila ali dogodka. Za vsak stik in potencialno stranko je enostavno view povezane dejavnosti, priložnosti in primeri. Če želiš view celotne podrobnosti zapisa, samo kliknite povezavo zapisa, da ga odprete neposredno v Salesforce. Če želite dodati svojo e-pošto ali dogodek v evidenco Salesforce po vaši izbiri, kliknite poleg teh zapisov. E-poštne priloge so samodejno vključene, ko dodate e-poštno sporočilo v Salesforce, razen če je vaša organizacija omogočila funkcijo, ki omogoča izbiro določenih e-poštnih prilog. V tem primeru boste poleg posameznih prilog na stranski plošči videli . Kliknite ikono, da dodate te priloge v Salesforce. Če imate v Salesforce omogočeno funkcijo socialnih računov in stikov, stranska plošča prikazuje Facebook® ali Twitter™ profile fotografije – ne glede na tiste, ki ste jih izbrali za prikaz v Salesforce za te stike in potencialne stranke.
   Pridobivanje visoke ravni View vašega integracijskega dela
3. Izberite druge stike in potencialne stranke, povezane z vašim e-poštnim naslovom view njihove podrobnosti, skupaj s povezanimi dejavnostmi, primeri in priložnostmi.
4. hitro si oglejte zapise Salesforce, v katere ste dodali e-pošto ali dogodke. Če ne vidite zapisov, ki jih iščete, kliknite, da poiščete druge zapise, nato pa jim dodajte e-poštna sporočila, dogodke ali opravila s seznama opravil Outlook. Obstaja celo funkcija strnjenja, da skrijete stransko ploščo.

SISTEMSKE ZAHTEVE SALESFORCE ZA OUTLOOK

Ponovimoview te zahteve, preden prenesete in namestite Salesforce za Outlook v2.2.0 ali novejši.

Druge zahteve

Sistemske zahteve Salesforce za Outlook

VELIKA SLIKA ZA NASTAVITEV SALESFORCE ZA OUTLOOK

Nastavitev Salesforce za Outlook je hitra in enostavna.

1. Iz Salesforce boste prenesli namestitveni program Salesforce za Outlook.
2. Na svoj računalnik boste namestili Salesforce za Outlook in nato izvedli preprost postopek konfiguracije.
3. Odvisno od omejitev, ki jih nastavi vaš skrbnik, boste prilagodili nastavitve Salesforce za Outlook za sinhronizacijo, kar želite, in nakazali navodila za sinhronizacijo med Microsoft® Outlook® in Salesforce.

Zdaj lahko nadaljujete s prenosom namestitvenega programa Salesforce za Outlook na strani 8.

PRENESITE NAMESTITEVNI PROGRAM SALESFORCE ZA OUTLOOK

Namestitveni program boste prenesli iz Salesforce.

1. Zaprite Microsoft® Outlook®.
2. Če Salesforce za Outlook prenašate prvič, nadaljujte z naslednjim korakom. Če nadgrajujete, najprej zaprite Salesforce za Outlook tako, da z desno miškino tipko kliknete ikono Salesforce za Outlook ( ) v sistemski vrstici in kliknete Izhod. Nato sledite korakom glede na različico, iz katere nadgrajujete:
   • Za nadgradnjo s Salesforce za Outlook v2.4.2 ali starejše, odstranite trenutno različico z nadzorne plošče Microsoft Windows®.
   • Za nadgradnjo s Salesforce za Outlook v2.5.0. ali kasneje, nadaljujte z naslednjim korakom.
3. V osebnih nastavitvah vnesite Salesforce za Outlook v polje Hitro iskanje in nato izberite Salesforce za Outlook.
4. Kliknite Prenesi. Nato kliknite Shrani File. Če gumb Prenesi ni na voljo, prosite svojega skrbnika, da vam dodeli Outlookovo konfiguracijo.

Če ste skrbnik, uvedite namestitve za več uporabnikov hkrati z uporabo različice namestitvenega programa .msi. Nadaljujmo z namestitvijo in nastavitvijo Salesforce za Outlook na strani 9.

Zdaj, ko ste prenesli namestitveni program, lahko začnete postopek namestitve in nastavitve.

1. Odprite namestitev file ki ste ga prenesli in shranili, in dokončajte čarovnika za namestitev.
   Opomba: Če še nimate nameščenega .NET 4, ga čarovnik za namestitev namesti namesto vas. Upoštevajte, da vas čarovnik za namestitev pozove, da znova zaženete računalnik, potem ko namesti .NET 4. Po ponovnem zagonu znova zaženite čarovnika za namestitev, da dokončate postopek namestitve.
2. Odprite Microsoft® Outlook®. Odpre se čarovnik za nastavitev in ikona Salesforce for Outlook ( ) se prikaže v sistemski vrstici. Če se čarovnik ne odpre, ga lahko zaženete ročno. Z desno miškino tipko kliknite in kliknite Nastavitve.
3. Če se želite prijaviti na stran, ki ni privzeta, kliknite Spremeni URL in izberite strežnik, s katerim se želite povezati. Če želenega strežnika ni na seznamu, izberite Drugo… in vnesite URL, kot je domena po meri, ki jo uporablja vaša organizacija.
4. Vnesite svoje uporabniško ime in geslo.
5. Kliknite Odobri. S tem ustvarite varno povezavo med Outlookom in Salesforce. Ni se vam treba znova prijaviti, razen če naletite na napako.
   Opomba: Če vaša organizacija omejuje naslove IP, so prijave z naslovov IP, ki jim ne zaupate, blokirane, dokler niso aktivirani. Salesforce vam samodejno pošlje aktivacijsko e-poštno sporočilo, ki ga lahko uporabite za prijavo. S tem se lahko povežete brez omejitev IP od koder koli.
6. Kliknite Naprej in znovaview navodila za sinhronizacijo, ki jih je nastavil skrbnik. Če želite sinhronizirati Outlookove elemente z različnimi mapami, kliknite Spremeni mapo in izberite mape, ki so v vaši privzeti mapi ali glavni mapi nabiralnika.
7. Kliknite Naprej in nato izberite način sinhronizacije.
   • Izberite sinhronizacijo vseh svojih stikov, dogodkov in opravil. Označite elemente, ki jih ne želite sinhronizirati, s kategorijo »Ne sinhroniziraj s Salesforce« v Outlooku.

Namestite in nastavite Salesforce za Outlook

• Izberite sinhronizacijo posameznih stikov, dogodkov in opravil. Označite elemente, ki jih želite sinhronizirati s kategorijo »Sinhronizacija s Salesforce« v Outlooku.
•  Kliknite Naprej in nato izberite vrste zasebnih predmetov, ki jih želite sinhronizirati.
•  Kliknite Shrani. Na ikoni sistemske vrstice, ki je zdaj aktivna, se prikaže pozdravno sporočilo. Če ste konfigurirani za sinhronizacijo Outlookovih elementov in ste za način sinhronizacije izbrali Sinhroniziraj samo Outlookove elemente, ki sem jih izbral, se vsi elementi v mapah, ki ste jih izbrali, začnejo samodejno sinhronizirati. Ikona se vrti med vsakim ciklom sinhronizacije. Zdaj bomo nadaljevali s prilagajanjem Salesforce za Outlook.

PRILAGODITEV SALESFORCE ZA OUTLOOK
Odvisno od omejitev, ki jih nastavi skrbnik, boste morda lahko prilagodili:

• Kaj sinhronizirate, vključno s stiki, dogodki in opravili
• Smer sinhronizacije med Microsoft® Outlook® in Salesforce
• Vaša zmožnost ročnega dodajanja Outlookove e-pošte v zapise Salesforce

Zdaj bomo ponovnoview in prilagodite nastavitve v konfiguraciji Salesforce for Outlook.

1. Z desno miškino tipko kliknite ikono sistemske vrstice in izberite Salesforce.com > Outlook Configuration. Naslednja slika prikazuje, kako se prikažejo možnosti, če vaš skrbnik ne postavi omejitev za prilagoditve Salesforce za Outlook.
2. Review nastavitve e-pošte in se prepričajte, da sta omogočeni možnosti stranske plošče in možnosti Dodaj e-pošto. To je pomembno, saj te možnosti igrajo veliko vlogo pri tem, da postanete učinkoviti pri rutini integracije Outlooka in Salesforce.
3. Review kar ste nastavili za sinhronizacijo. Če želite, lahko tukaj spremenite vrste elementov, ki jih sinhronizirate.
4. Če želite spremeniti navodila za sinhronizacijo in konfliktno vedenje, uporabite spustne sezname.
5. Kliknite Shrani.
   Zdaj ste pripravljeni na nadaljevanje sinhronizacije med Outlookom in Salesforce.

SINHRONIZACIJA MED OUTLOOK IN SALESFORCE

Ko Salesforce za Outlook sinhronizira vaše stike, dogodke in opravila, to počne po urniku. Dogodki in opravila se samodejno sinhronizirajo vsakih deset minut; stiki se samodejno sinhronizirajo vsako uro. Če pa Salesforce za Outlook zazna 30-minutno nedejavnost tipkovnice ali miške, se pogostost sinhronizacije za dogodke in opravila spremeni na 30 minut. Po dveh urah nedejavnosti se pogostost vseh posodobitev spremeni v hourly, po štirih urah pa se frekvenca spremeni na vsake štiri ure.

Upravljanje elementov, ki se ne dodelijo samodejno Salesforce Records

Če podrobnosti v elementih, ki jih sinhronizirate, manjkajo ali so podvojene, Salesforce za Outlook teh elementov ne more dodeliti zapisom Salesforce. Najboljši način, da zmanjšate število teh nerešenih elementov na minimum, je uporaba stranske plošče Salesforce za dodajanje e-poštnih sporočil in dogodkov v zapise Salesforce, o čemer bomo govorili malo kasneje.

1. V Salesforce Classic lahko do nerazrešenih elementov dostopate z bližnjico na stranski vrstici Nerazrešeni elementi. V Lightning Experience kliknite svojega strokovnjakafile sliko in nato kliknite Nastavitve. Vnesite e-pošto v polje Hitro iskanje in nato izberite Moji nerazrešeni predmeti.
2. Za ponovnoview nedodeljenih elementov po vrsti, izberite zavihek.
3. View vaše nedodeljene elemente.
4. Ročno ali s pomočjo priporočil Salesforce dodelite svoje elemente zapisom Salesforce. Če elementa ne želite dodeliti zapisu, izberite Ne dodeli. Nedodeljeni elementi niso povezani z drugimi zapisi in so vidni samo vam.
   Nadaljujmo z dodajanjem e-pošte, dogodkov in opravil v evidence Salesforce na .

DODAJANJE E-POŠT, DOGODKOV IN NALOG V ZAPISE SALESFORCE

Če želite v zapise Salesforce dodati pomembna e-poštna sporočila, dogodke in opravila, je to preprosto. Tukaj je bivšiampo tem, kako boste dodali e-pošto v evidence Salesforce.

1. 1. Izberite e-pošto v Outlooku. Stranska plošča prikazuje zapise Salesforce, povezane s stiki v vaši e-pošti.
2. Zraven vsakega zapisa Salesforce, v katerega dodajate svoj e-poštni naslov, kliknite. Ko dodate e-pošto, se prikaže indikator dodane e-pošte se prikaže poleg teh zapisov.
3. Spremljajte evidence, v katere ste dodali svojo e-pošto.

Dogodke boste dodajali na enak način kot dodajate e-poštna sporočila. Samo izberite dogodek iz Outlookovega koledarja in pojdite skozi iste korake.

Kaj je naslednje?

Zdaj, ko poznate osnove sinhronizacije elementov in dodajanja e-poštnih sporočil, lahko znovaview te teme spletne pomoči, da se naučite, kako ohraniti svoje sisteme sinhronizirane.

• Upravljanje vaše konfiguracije Salesforce za Outlook
• Uporaba aplikacije sistemske vrstice Salesforce za Outlook
• Pogosta vprašanja o Salesforce za Outlook

Hvala, ker uporabljate Salesforce!

Dokumenti / Viri

salesforce Microsoft Outlook in Salesforce in Sync [pdfNavodila Microsoft Outlook in Salesforce in Sync, Microsoft Outlook, Salesforce in Sync, Outlook in Sync

Reference

• Uporabniški priročnik