BRTSys PDM Outlook Add In

Informacije o izdelku

Tehnični podatki:

• del: Outlookov dodatek
• Različica: 3.7.0-3.5.0
• Različica dokumenta: 2.0
• Datum izdaje: 20-05-2024
• Referenčna št. dokumenta: BRTSYS_000119
• Št. potrdila: BRTSYS#080

Navodila za uporabo izdelka

1. Uvod v Outlookov dodatek
   1. Namestitev dodatka Outlook
      Za namestitev Outlookovega dodatka sledite navodilom za namestitev v vodniku.
   2. Konfigurirajte Outlookov dodatek
      Konfigurirajte nastavitve Outlookovega dodatka po svojih željah, tako da sledite korakom, opisanim v vodniku.
   3. Profile
      Nastavite svojega profesionalcafile znotraj Outlookovega dodatka, tako da vnesete ustrezne informacije po navodilih v vodniku.
   4. Najdi osebo
      Uporabite funkcijo iskanja, da poiščete osebo znotraj Outlookovega dodatka.
   5. Desk Booking
      Rezervirajte mizo z uporabo Zemljevidov View ali Seznam View možnosti, ki so na voljo v dodatku.
      1. Rezervacijski pult z uporabo Zemljevidov View
         Sledite opisanim korakom za rezervacijo mize z uporabo Zemljevidov View funkcija.
      2. Booking Desk z uporabo seznama View
         Sledite navodilom za rezervacijo mize s seznamom View funkcija.
      3. Druge funkcije rezervacije
         Raziščite dodatne funkcije rezervacije, kot je viewurejanje, preklic, podaljšanje in zaključek rezervacij v skladu z vašimi zahtevami.
         1. View in Uredi rezervacijo
         2. Prekliči rezervacijo
         3. Podaljšajte rezervacijo
         4. Konec rezervacije
      4. Moje rezervacije
         Dostopajte do svojih rezervacij in jih upravljajte prek določenega razdelka v dodatku Outlook.
      5. Povratne informacije
         Posredujte povratne informacije o svoji izkušnji z dodatkom, da pomagate izboljšati njegovo funkcionalnost.
      6. O tem
         V tem razdelku poiščite več informacij o dodatku Outlook in njegovih funkcijah.
2. Dodatek
   Glejte dodatek za dodatne podrobnosti in vire v zvezi z dodatkom Outlook.

Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)

• V: Kako lahko posodobim Outlookov dodatek na najnovejšo različico?
  O: Če želite posodobiti dodatek za Outlook, preverite, ali so na voljo posodobitve v razdelku z dodatki v Outlooku, in sledite navodilom za namestitev najnovejše različice.
• V: Ali lahko dodatek uporabljam na več napravah hkrati?
  O: Možnost uporabe dodatka v več napravah hkrati se lahko razlikuje glede na licenciranje in konfiguracijske nastavitve vaše organizacije. Za posebne smernice se obrnite na svoj IT oddelek.

Niti celote niti katerega koli dela informacij v tem priročniku ali izdelka, opisanega v tem priročniku, ni dovoljeno prilagajati ali reproducirati v kakršni koli materialni ali elektronski obliki brez predhodnega pisnega soglasja imetnika avtorskih pravic. Ta izdelek in njegova dokumentacija sta dobavljena takšna, kot sta, in ni nobenega jamstva glede njune primernosti za kakršen koli poseben namen, ne danega ne implicitnega. BRT Systems Pte Ltd ne bo sprejel nobenih zahtevkov za škodo, ki bi nastala zaradi uporabe ali okvare tega izdelka. Vaše zakonske pravice niso prizadete. Ta izdelek ali katera koli njegova različica ni namenjen uporabi v kateri koli medicinski napravi ali sistemu, za katerega se lahko upravičeno pričakuje, da bo okvara izdelka povzročila telesne poškodbe. Ta dokument vsebuje predhodne informacije, ki se lahko spremenijo brez predhodnega obvestila. Objava tega dokumenta ne implicira nobene svobode uporabe patentov ali drugih pravic intelektualne lastnine.

O tem priročniku
Ta priročnik pojasnjuje uporabo PDM Outlook Add-Ins. Uporabljeni posnetki zaslona so samo za ilustracijo.

Predvideno občinstvo
Predvidena publika so sistemski integratorji in tehnični/administrativni uporabniki, ki bodo pomagali pri uresničevanju zmogljivosti, funkcij in vseh prednosti izdelka.

Reference dokumentov

Ime dokumenta	Vrsta dokumenta	Oblika
BRTSYS_AN_044_PDM Uporabniški priročnik – 1. Uvod	Opomba o aplikaciji/uporabniški priročnik	PDF
BRTSYS_AN_045_PDM Uporabniški priročnik – 2. Namestitev in konfiguracija
BRTSYS_AN_046_PDM Uporabniški priročnik – 3. Upravljanje PDM Konzola in miza Viewer
BRTSYS_AN_047_PDM Uporabniški priročnik – 4. Aplikacija mobilnega odjemalca in zaslon PanL PD35L

Uvod v Outlookov dodatek

Namestitev dodatka Outlook
Dodatek Microsoft Outlook ponuja uporabnikom alternativno možnost view in rezervirajte mizo(e) iz koledarja poleg mobilne aplikacije.

1. Izvlecite ali razpakirajte paket PDM-Add-In file in izvedite datoteko .exe file. Prepričajte se, da je vnaprej nameščen .net framework v4.6.6 ali novejši. Kliknite Nastavitev.
2. Ko se prikaže pojavno okno za namestitev, kliknite [Namesti].
3. Po uspešni namestitvi se prikaže ustrezno sporočilo o tem.

Opomba:
Zavihek PDM po namestitvi morda ne bo prikazan kot del menija, ker je Outlook onemogočil dodatek. To težavo je mogoče rešiti tako, da dodatke PDM odstranite z Outlookovega črnega seznama. V Outlooku pojdite na File > Upravljanje dodatkov COM. Pod PanL Desk Manager kliknite spustni meni »Možnosti«, izberite »Vedno omogoči ta dodatek« in kliknite »Uporabi«.

Konfigurirajte Outlookov dodatek
Z veljavnim e-poštnim računom MS-Outlook se prijavite v Outlookov koledar, dodatek bi se moral prikazati kot zavihek v zgornji vrstici.

Če želite konfigurirati nastavitve dodatka

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Konfiguracija.
2. Po potrebi dodajte/posodobite naslednje informacije
   • Privzeto je strežnik PDM URL/IP se prikaže. Za dostop do drugega strežnika PDM URL/IP, kliknite [Switch Server]. Vnesite Novo URL/IP ročno (če odjemalski računalnik Outlook ni del lokalnega omrežja PDM) ali kliknite Odkrij gumb za zaznavanje strežnika PDM URL/IP samodejno in kliknite [Spremeni].
   • Kliknite [Prijava z Microsoftom], da se prijavite z Microsoftovim računom.
   • Lahko pa kliknete Uporabi drug račun, da izberete drug račun.
   • Na podlagi izbranega Microsoftovega računa se privzeta država in privzeta zgradba samodejno zapolnita.
   • Po dodajanju/posodabljanju nastavitev kliknite na [Shrani]. Prikaže se sporočilo, ki označuje, ali so bile nastavitve uspešno posodobljene ali ne.

Profile
The Profile vmesnik prikaže uporabniško profile in statistiko rezervacij, ki se nanaša na uporabnika. Za dostop do User Profile

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Profile.
2. Uporabnik Profile se prikaže vmesnik. Ta vmesnik ponuja podrobnosti prijavljenega uporabnika - uporabniško ime, e-poštni naslov priljubljenih miz in statistiko rezervacij (kot so uspešne rezervacije v zadnjih 7 dneh/preteklih 4 tednih/preteklih 12 tednih/preteklih 6 mesecih in slikovni prikaz statističnih podatkov).

Najdi osebo
Ta vmesnik se uporablja za iskanje osebe in rezervacijo prostih miz blizu te osebe.

Najti osebo

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Najdi osebo.
2. Prikaže se vmesnik Find a Person. V naslednja polja vnesite datum, čas in ime osebe. Kliknite [Najdi osebo]. Če je iskanje uspešno, se prikaže ustrezno sporočilo.
3. Prikaže se lokacija osebe skupaj z bližnjimi mizami, ki jih je mogoče rezervirati (če obstajajo).
4. Dotaknite se lokacije ikono do view podrobnosti (tj. ime osebe, ime mize, informacije o lokaciji, stanje rezervacije mize in čas rezervacije).

Desk Booking
Vmesnik Desk Booking se uporablja za mize za rezervacije. Uporabniki lahko rezervirajo mizo(e) bodisi v Zemljevidih View ali Seznam View. Privzeto je vmesnik za namizne rezervacije odprt v Zemljevidih View. Uporabniki lahko preklapljajo med zemljevidi View in Seznam View odvisno od njihovih zahtev.

Za dostop do vmesnika za rezervacijo mize

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Desk Booking.
2. Vmesnik za rezervacijo mize se odpre v Zemljevidih View.
3. Vnaprej konfigurirana država, zgradba in lokacija so prikazani na zgornji plošči.
4. Zemljevid lokacije je prikazan z mizami, ki jih je mogoče rezervirati, označenimi z ZELENO. Za različna stanja namizja glejte tabelo 1 – Desk Status.

Rezervacijski pult z uporabo Zemljevidov View
Če želite rezervirati mizo z uporabo Zemljevidov View

1. Nastavite datum, začetni čas in končni čas rezervacije v poljih Datum, Od in Do. Po potrebi izberite ugodnosti. Če želite najti določeno mizo, lahko vnesete tudi ime mize. Kliknite [Find Desk]. Prikazane bodo razpoložljive mize z izbranimi pripomočki in/ali ustreznim imenom mize. Izberite še eno(-e) mizo(-e), ki jo lahko rezervirate (označeno z ZELENO).
2. Izbrane mize so označene z MODRO. Izbrana miza ter datum in ura rezervacije so prikazani pod Seznam rezervacij. Kliknite [Naprej].
3. Prikažejo se naslednji atributi, povezani z rezervacijo. Po potrebi spremenite atribute
   • Čas Nastavite začetni in končni čas rezervacije mize s klikom na Nastavi čas. Če želite spremeniti začetni/končni čas, povlecite rob časovne reže v oknu koledarja, kot je prikazano zgoraj. Datum rezervacije lahko spremenite tudi tako, da kliknete časovni okvir in ga povlečete na drug dan v oknu koledarja. Zatemnjena reža bo pomenila, da je miza v tem terminu že rezervirana.
   • Opomnik Outlookovo obvestilo Opomnik pred začetkom rezervacije. Privzeto bo sledil nastavitvam časa opomnika v razdelku PDM Console > Configure > Policy.
   • Ponovitev Nastavite vzorec ponavljanja rezervacije (brez/dnevno/tedensko/mesečno/letno). Glejte Napaka! Referenčni vir ni bil najden. za več podrobnosti o vzorcih ponavljanja. Ko izberete želeni ponavljajoči se vzorec, kliknite [Shrani].
     

     Pogostost	Različica	Opis
     Noben	–	Sestanek bo rezerviran na navedeni datum.
     Dnevno	–	Sestanek bo rezerviran vsak X dan, od datuma začetka.
     Tedensko	–	Srečanja bodo rezervirana vsak X teden, na izbrane dni v tednu. Izbrati morate vsaj 1 dan.
     Mesečno	Dan X vsakega meseca Y	Sestanki bodo rezervirani na določen dan vsakih Y mesec. Pojavitve, kjer je datum neveljaven (npr. 31. februar), bodo preskočene.
     	N-ti dan v tednu vsakega X mesec(i)	Sestanki bodo rezervirani za n-to ponovitev določenega dne v tednu vsakih X mesecev Izberete lahko samo 1 dan v tednu.
     Letno	Na določen dan v mesecu vsakih X let	Srečanja bodo rezervirana na določen dan vsakih X let. Pojavitve, kjer je datum neveljaven (npr. 29. februar 2001), bodo preskočene.
     	N-ti dan v tednu določenega meseca vsakih X let(a)	Sestanki bodo rezervirani za n-to ponovitev določenega dne v tednu in mesecu vsako X leto. Izberete lahko samo 1 dan v tednu in mesecu.

     Končne možnosti:

     Možnost	Opis
     Konec na	Rezervacije bodo potekale do določenega datuma. Pred ali na navedeni datum mora biti vsaj 1 rezervacija.
     Konec po X pojavitvah	Opravljenih bo skupno X rezervacij.

     Tabela 2 Vzorci ponavljanja

   • Prejemnik Če so mize rezervirane v imenu drugega uporabnika, kliknite polje Prejemnik in vnesite njegovo/njeno uporabniško ime/e-poštni ID.
   • Opomba Če želite k rezervaciji dodati opombo, kliknite polje za rezervacijo v oknu koledarja in vnesite, kot je potrebno.
4. Kliknite [Dodaj več], če želite dodati več miz ali kliknite x za odstranitev rezervacije mize.
5. Po dodajanju/posodabljanju atributov, povezanih z rezervacijo, kliknite [Rezerviraj]. Prikaže se sporočilo, ki nakazuje, ali je rezervacija uspešna ali ne. Prejemnikom(-em) rezervacije bo poslano e-poštno sporočilo z obvestilom, da so rezervacije na mizi zaključene.

Booking Desk z uporabo seznama View
Če želite rezervirati mizo s seznamom View

1. Privzeto se vmesnik za namizne rezervacije odpre v Zemljevidih View. Spremeni v seznam View s klikom na povezavo.
2. Prikaže se seznam miz, ki so na voljo na izbrani lokaciji. Časovne reže neaktivnih miz bodo zatemnjene. Nastavite datum, začetni čas in končni čas rezervacije v poljih Datum, Od in Do. Po potrebi izberite pripomočke in kliknite [Poišči mizo]. Časovni interval se ustrezno prilagodi in prikaže se seznam razpoložljivih miz, ki imajo določene ugodnosti. Dotaknite se +, da dodate mizo(e) za rezervacijo. Izbrane mize skupaj z želenim datumom in uro so prikazane pod seznamom rezervacij.
3. Prikažejo se atributi, povezani z rezervacijo. Po potrebi lahko spremenite atribute. S pomočjo Zemljevidov se obrnite na službo za rezervacije View za podrobnosti o nastavitvi atributov rezervacije. Kliknite [Dodaj več], če želite dodati več miz ali kliknite x za odstranitev rezervacije. Po dodajanju/posodabljanju atributov, povezanih z rezervacijo, kliknite na [Rezerviraj].
   • Prikaže se sporočilo, ki označuje, ali je rezervacija uspešna ali ne. Če je rezervacija uspešna, bo prejemniku(-om) poslana e-pošta.

Druge funkcije rezervacije

View in Uredi rezervacijo
Za urejanje podrobnosti rezervacije

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Moje rezervacije.
2. Povzetek rezervacije je prikazan v oknu koledarja. Urejali boste lahko le tiste rezervacije, ki so v statusu (časovni termin označen z modro barvo). Dvakrat kliknite na rezervacijo.
3. Prikažejo se podrobnosti rezervacije. Kliknite [Uredi]. Po potrebi uredite podrobnosti rezervacije in kliknite [Shrani], da posodobite morebitne spremembe. Prikaže se sporočilo, ki označuje, ali je bila posodobitev uspešna ali ne. Prejemnikom rezervacije bo poslano e-poštno sporočilo z obvestilom o spremembah.

Prekliči rezervacijo
Za preklic rezervacije

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Moje rezervacije.
2. Povzetek rezervacije je prikazan v oknu koledarja. Desni klik in izberite "prekliči" ali dvakrat kliknite na rezervacijo. Prikažejo se podrobnosti rezervacije.
3. Prikažejo se podrobnosti rezervacije. Kliknite [Prekliči]. Prikaže se potrditveno sporočilo. Kliknite [Da] za preklic rezervacije ali [Ne] za ohranitev rezervacije. Po izbiri [Da] se prikaže sporočilo, ali je bila preklic rezervacije uspešna ali ne. Prejemniku(-om) rezervacije bo poslano e-poštno sporočilo z obvestilom o odpovedi.

Podaljšajte rezervacijo
Za podaljšanje rezervacije

1. V vmesniku Moja rezervacija z desno miškino tipko kliknite rezervacijo, ki je »V teku« (časovni okvir je označen z rdečo barvo) in izberite »Podaljšaj« ali dvakrat kliknite na rezervacijo, ki je »V teku«, da view okno s podrobnostmi o rezervaciji.
2. Izberite čas za podaljšanje rezervacije. Kliknite [Razširi]. Prikaže se sporočilo, ki nakazuje, ali je bila rezervacija uspešno podaljšana ali ne.” Prejemnikom rezervacije bo poslano e-poštno sporočilo z obvestilom o podaljšanju.
3. Časovni okvir rezervacije se ustrezno posodobi v oknu koledarja.

Konec rezervacije
Za zaključek rezervacije

1. V vmesniku Moja rezervacija z desno miškino tipko kliknite rezervacijo, ki je »V teku« (časovni okvir je označen z rdečo barvo) in izberite »Konec« ali dvokliknite rezervacijo, ki je »V teku«, da view okno s podrobnostmi o knjigi.
2. Kliknite [Konec]. Prikaže se potrditveno sporočilo. Kliknite [Da], da zaključite rezervacijo, ali [Ne], da opustite operacijo. Ob izbiri [Da] se prikaže sporočilo, ali je bila rezervacija uspešno zaključena ali ne. Prejemnikom(-om) rezervacije bo poslano e-poštno sporočilo z obvestilom, da se je rezervacija končala.
3. Časovni okvir rezervacije se ustrezno posodobi v oknu koledarja (časovni okvir je označen s sivo barvo).
4. Če želite opraviti ponovno rezervacijo, z desno miškino tipko kliknite povzetek rezervacije in izberite »Rezerviraj znova«. Pojdite skozi postopek rezervacije, kot je naveden v razdelku Desk Booking.

Moje rezervacije
Vmesnik Moje rezervacije prikaže seznam miz, ki jih je uporabnik rezerviral. Za view seznam rezervacij,

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Moje rezervacije.
2. Rezervacije, če obstajajo, so prikazane v koledarju view. Dvokliknite na rezervacijo za view podrobnosti o rezervaciji. Modra vknjižena, oranžna – zahtevek v teku, rdeča – v teku, siva Končana.

Povratne informacije
Vmesnik za povratne informacije uporabnikom omogoča pošiljanje povratnih informacij o rešitvi PanL Desk Manager (PDM) uporabniku skrbniku.

Za pošiljanje povratnih informacij

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Povratne informacije.
2. Vmesnik za povratne informacije je prikazan z naborom vnaprej določenih možnosti povratnih informacij (prednastavljenih v konzoli PDM v razdelku Upravljanje povratnih informacij s strani skrbnika). Kliknite in izberite katero koli od možnosti. Če je izbrana možnost Drugo, lahko uporabnik vnese prilagojene povratne informacije. Ko pošljete povratne informacije, kliknite [Pošlji]. Prikaže se sporočilo, ki označuje, ali je bilo sporočilo poslano uspešno ali ne.

O tem
V vmesniku About so prikazani različica dodatka Outlook, razvijalec izdelka in kontaktni podatki skrbnika organizacije.

1. V meniju zgornje vrstice kliknite PDM > Vizitka.
2. V vmesniku O programu je prikazana različica dodatka PDM Outlook in kontaktni podatki skrbnika organizacije. Prikazuje tudi povezave za dostop do informacij o licenci za programsko opremo, odprtokodnih licencah in pravilniku o zasebnosti.

Glejte razdelek Nastavitve pravilnika v uporabniškem priročniku BRTSYS_AN_046_PDM – 3. Konzola in namizje za upravljanje PDM Viewer pri https://brtsys.com/resources/ (Pod PanL Desk Manager> Application Notes/Installation Guides/User Guides) za dodajanje informacij o izdelku.

Dodatek

Glosar izrazov, akronimov in okrajšav

Izraz ali akronim	Opredelitev ali pomen
IP	Internetni protokol (IP) je komunikacijski protokol omrežne plasti v zbirki internetnih protokolov za posredovanje datagovni čez meje omrežja.
OIDC	OpenID Connect je protokol za preverjanje pristnosti, ki je razširitev odprte avtorizacije (OAuth) 2.0 za standardizacijo postopka za avtentikacijo in avtorizacijo uporabnikov, ko se prijavijo za dostop do digitalnih storitev.
PDM	PanL Desk Manager je sistem za rezervacijo miz, ki rešuje težave z dodeljevanjem virov miz tako, da organizacijam omogoča samodejno upravljanje vročih miz.
URL	Enotni lokator virov, pogovorno znan kot naslov na Web, je sklic na vir, ki določa njegovo lokacijo v računalniškem omrežju in mehanizem za njegovo pridobitev.

Zgodovina revizij

• Naslov dokumenta: BRTSYS_AN_048 Uporabniški priročnik za PDM – dodatek za Outlook
• Referenčna št. dokumenta: BRTSYS_000119
• Št. potrdila: BRTSYS#080
• Stran izdelka: https://brtsys.com/pdm/
• Povratne informacije o dokumentu: Pošlji povratne informacije

Revizija	Spremembe	Datum
Različica 1.0	Začetna izdaja za PanL Desk Manager (PDM) V2.6.0	28-07-2023
Različica 2.0	Posodobljena izdaja za PanL Desk Manager (PDM) V3.1.0 Outlook Add In različica 3.7.0 (3.5.0)	20-05-2024

Copyright © BRT Systems Pte Ltd.

Dokumenti / Viri

BRTSys PDM Outlook Add In [pdf] Uporabniški priročnik Ver.3.7.0, 3.5.0, PDM Outlookov dodatek, PDM, Outlookov dodatek, Dodajanje, In

Reference

• Uporabniški priročnik